Essa é uma ferramenta fundamental para que o setor possa definir os seus processos e como eles devem ocorrer. Por meio de figuras geométricas e setas indicativas, tem-se uma representação gráfica das etapas do projeto e a sua sequência, permitindo que ele seja compreendido com mais facilidade.
Esse método ajuda a definir as áreas responsáveis por etapa e como cada uma deve ocorrer, sem que nada seja deixado de lado e nem entregue fora dos prazos. Dessa forma, evitam-se que ocorram desvios e a execução errada do processo, podendo ser usado por qualquer empresa.
Aplicações do Fluxograma
Dentre as vantagens de utilizar o fluxograma, é possível ressaltar que ele:
- Melhora a compreensão do processo de trabalho;
- Mostra os passos necessários para a realização do trabalho;
- Cria normas padrão para a execução dos processos;
- Demonstra a sequência e interação entre as atividades/projetos;
- Pode ser utilizado para encontrar falhas no processo;
- pode ser utilizada como fonte de informação para análise crítica;
- Facilita a consulta em caso de dúvidas sobre o processo.
Símbolos do Fluxograma
Para facilitar o entendimento e análise do processo, o diagrama utiliza uma série de símbolos para representar as ações e momentos do processo. Não é obrigatório o uso de todos os símbolos, devendo-se utilizá-los de acordo com as necessidades das atividades mapeadas. No geral, pode-se dizer que os símbolos de início ou fim do processo e de tomada de decisões são os mais utilizados. Veja outros símbolos:
Tipos de Fluxograma
Existem vários tipos de fluxogramas que devem ser utilizados em diferentes contextos, dentre eles destacam-se os modelos abaixo:
Exemplo de Fluxograma
Veja um exemplo de fluxograma para procedimento de controle de produto não conforme:
Quando um fluxograma de processo é elaborado, são identificados os fatores problemáticos que não eram percebidos anteriormente, os quais poderão ser trabalhados e melhorados para alcançar melhores resultados.
O que é o Fluxograma?
Também chamado de gráfico de procedimentos ou gráfico de processos, o Fluxograma é a representação gráfica da sequência das etapas de um processo. É uma ferramenta de documentação do processo permitindo entender de forma rápida o funcionamento do processo.
Reconhecido como uma das 7 ferramentas da qualidade, o Fluxograma é estruturado por símbolos geométricos que indicam quais são os materiais, serviços, recursos envolvidos nos processos e as decisões que devem ser tomadas, delimitando o caminho que deve ser percorrido para entregar o melhor resultado através da execução do processo.
A representação gráfica do fluxograma é composta por símbolos que são:
| Operação | ||
| Símbolo | Nome | Descrição |
| Processo / Atividade | Mostra uma etapa do processo. Este é o símbolo mais comum nos fluxogramas. | |
 | Processo pré-definido | Indica outra etapa do processo que está descrita em outro lugar. |
 | Processo alternativo | Usado quando a atividade é uma alternativa a atividade normal. |
 | Espera/ Atraso | Representa qualquer período de espera que fizer parte do processo. |
 | Preparação | Representa uma configuração para outra etapa do processo: algo deve ser feito, ajustado ou modificado antes de prosseguir o processo. |
 | Operação manual | Indica as etapas que não são automatizadas e que vão se repetir até que seja parada manualmente. |
| Ramificação e controle do fluxo | ||
| Símbolo | Nome | Descrição |
 | Fluxo de linha | Conectores de símbolos que mostram a direção que corre o processo. |
 | Terminação | Mostra os pontos de início e fim de um processo. |
 | Decisão | Indica um ponto de decisão do processo, apresentando duas possibilidades de caminhos para o fluxo de acordo com as condições estipuladas na decisão. |
 | Conector | É utilizado como conector para ligar um ponto ao outro no fluxo, normalmente identificados com letras maiúsculas (A , BB) |
 | Conector fora de página | Mostra a continuação do processo para outro processo desenhado em outra página. |
 | Mesclar | Representa a fusão de vários processos ou informações em um só. |
 | Extrair | Mostra quando um processo divide-se em caminhos paralelos. |
 | Ou | Indica que o fluxo do processo continua em duas ou mais direções. |
 | Somador | Representa a etapa em que vários passos convergem em um único processo. |
| Entrada e saída | ||
 | Dados | Indica as entradas e saídas do processo. |
 | Documento | Mostra um processo que gera um documento. |
 | Vários documentos | Mostra um processo que gera vários documentos. |
 | Exibição | Indica um passo do processo onde a informação é exibida para uma pessoa. |
 | Entrada manual | Representa a etapa em que uma pessoa deve inserir informações manuais. |
| Armazenamento de arquivos e informações | ||
| Símbolo | Nome | Descrição |
 | Dados armazenados | Indica uma etapa onde os dados são armazenados. |
| Processamento de dados | ||
| Símbolo | Nome | Descrição |
 | Agrupar | Indica uma etapa e que os dados devem ser organizados de uma forma padrão. |
 | Classificar | Representa uma etapa do processo em que os dados devem ser classificados em uma ordem pré-definida. |
Tipos de fluxogramas
1 – Diagrama de blocos
Também conhecido como fluxograma linear, é um fluxograma mais simples, composto apenas por blocos e não envolve pontos de decisão, apenas a sequência de funcionamento de um processo, ou seja, é como se fosse um checklist gráfico. É muito utilizado em instruções de trabalho simples ou um fluxo mais macro dos processos.
2 – Fluxograma de processo simples
É um diagrama de blocos que contém pontos de decisão. Indica a sequencia de funcionamento em processos simples, que depende de uma condição para executar um tipo de tarefa.
3 – Fluxograma funcional
Mostra a sequência de atividades de um processo entre as áreas ou seções por onde ele acontece. É muito útil para processos transversais, que passam por diversas áreas até ser concluído. Nele se inclui também os responsáveis pelos setores e pode até indicar gargalos no processo.
4 – Fluxograma vertical
Também conhecido como diagrama de processo, é um diagrama de formato diferente, composto por colunas verticais onde estão disponíveis simbologias referentes aos tipos de processo, descrição e outras informações.
Quando usar um fluxograma?
O Fluxograma é uma ferramenta utilizada para a organização sequencial dos processos da empresa, afim de deixar clara e padronização da execução, melhorando a comunicação, aumentando a produtividade e reduzindo retrabalhos e custos de operação.
Ele representa as etapas que compõe qualquer tipo de processo especificando as que merecem atenção especial por parte dos envolvidos na execução, identificando as rotinas da organização e deixando claro os pontos de alerta que podem ser melhorados continuamente.
O fluxograma é uma ferramenta fundamental tanto para o planejamento (elaboração do processo) como para o aperfeiçoamento (análise crítica e alterações) do processo, pode ser utilizado no planejamento de projetos, na documentação de processos, no estudo de melhorias de processos, no desenvolvimento da comunicação entre as pessoas envolvidas na execução e compreensão de como um processo é executado.
Um fluxograma pode ser desenvolvido para:
- Padronizar a representação de métodos administrativos
- Permitir maior rapidez da descrição de métodos administrativos
- Facilitar leitura e entendimento de um processo
- Melhorar a análise de um processo
- Facilitar a localização e identificação dos pontos mais importantes de um processo ou método
Como fazer?
O fluxograma é composto por três etapas: o início que compõe as entradas e os assuntos a serem considerados durante o planejamento, posteriormente o processo e em si, que engloba todas as operações e o fim, que são os resultados gerados durante o processo.
Para isso, cada atividade do processo deve ser descrita dentro de um símbolo, ajudando na identificação do que deverá ser realizado.
Devido ao grande número de símbolos, é importante que a empresa defina uma padronização para a utilização deles, para simplificar a compreensão por parte das pessoas envolvidas.
Para fazer um fluxograma você deve:
- Definir o processo que será esquematizado.
- Definir o escopo do processo: onde ou quando iniciar o processo? Onde ou quando parar? Qual o nível de detalhamento que será incluso no diagrama.
- Debater as atividades que acontecem durante o processo.
- Organizar as atividades em sequência adequada.
- Desenhar os símbolos referentes as atividades.
- Desenhar setas para mostrar o fluxo do processo.
Infográfico do Fluxograma
Montamos um infográfico explicando sobre a representação gráfica do fluxograma. Ele pode ser impresso para colar nas paredes da empresa ou para apoiar a integração/treinamento de novos colaboradores. O infográfico também pode ajudar na gestão visual, incentivando as pessoas a usar esta ferramenta. Para visualizar o infográfico em tamanho real, basta clicar na imagem abaixo:
Clique para ampliar
Exemplos:
REFERÊNCIA
PEINADO, Jurandir; GRAEML, Alexandre Reis. Administração da produção: operações industriais e de serviços. Curitiba: UnicenP, 2007.
SLACK, Nigel et al. Administração de Produção. São Paulo: Atlas, 2002.
AUTOR
Rosemary Martins
96 artigos publicados
Administradora de Empresas, Pós-graduada em Comportamento Organizacional e Recursos Humanos, Mestre em Engenharia da Produção e Sistemas. Você também pode encontrar mais informações sobre meus posts no meu perfil do Google+
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