Como funciona a Matriz GUT? Conceitos essenciais.
A matriz GUT avalia os três critérios, que fazem parte de sua sigla, o problema deverá receber uma pontuação para cada critério de 1 a 5 conforme o entendimento dos critérios listados abaixo.
A resposta se dá pela multiplicação das pontuações dos 03 fatores, resultando em um valor indicador. Quanto maior esse número, maior a prioridade da demanda.
PONTUAÇÃO = G x U x T
A maior pontuação possível de ser alcançada é 125, e a menor, 1. Então basta listar suas demandas na ordem da maior para a menor pontuação.
Veja o que significa cada critério e entenda como pontuar corretamente:
GRAVIDADE
A gravidade, primeiro critério da matriz GUT, avalia o impacto que determinada situação terá para a empresa ou os envolvidos.
Assim determinada a gravidade do problema com base nos efeitos que ele trará a curto, médio ou longo prazo.
Para estabelecer a pontuação, considere:
- Não é Grave
- Pouco Grave
- Grave
- Muito Grave
- Extremamente Grave
URGÊNCIA
A urgência deve definir em que prazo aquele problema precise ser solucionado. Você tem tempo para resolver isso, até que ele comece a causar impactos negativos? Se sim não é urgente.
Mas se o tempo é curto e você precisa lidar com o problema imediatamente para minimizar os efeitos, então é urgente.
Para estabelecer a pontuação, considere:
- Pode Esperar
- Pouco Urgente
- Urgente, merece atenção no curto prazo
- Muito Urgente
- Necessita Ação Imediata
TENDÊNCIA
O último critério da Matriz GUT, a tendência avalia a probabilidade de um determinado problema piorar com o passar do tempo.
Assim você deve avaliar qual a chance daquele problema crescer bruscamente, caso seja resolvido rapidamente.
Para estabelecer a pontuação, considere:
- Não irá mudar
- Irá Piorar a Longo Prazo
- Irá Piorar a Médio Prazo
- Irá piorar a Curto Prazo
- Irá Piorar Rapidamente
Montando a Matriz GUT / Passo a passo * Assista o vídeo
O resultado será o indicador para você saber qual demanda deverá ser priorizada, e qual poderá ficar para depois.
Você pode selecionar todas as linhas e ordem a última coluna do maior para o menor: esta será uma lista final!
Lembrando que quanto maior o indicador, mais importante é aquele problema e mais rapidamente ele precisa ser solucionado.
4- Elabore os Planos de Ação
Nesta etapa, você pega o primeiro item da sua lista e estabelece tudo que é necessário para sua resolução.
Você pode utilizar a ferramenta 5W2H, ideal para planos de ações. O 5W2H sugere que você crie uma tabela para cada demanda.
5 - Coloque em Prática
Com todas as etapas anteriores, com certeza estará muito mais claro para você por onde começar, e como fazer. Assim, os resultados serão muito mais assertivos.
Assim conforme nossa matriz GUT, a priorização das demandas ficou assim:
- Metade dos produtos vendidos retornaram por defeitos de fabricação.
- Minhas vendas caíram repentinamente.
- A planilha de controle de estoque não bate com o inventário realizado.
A demanda mais urgente é corrigir o erro de fabricação, evitando novas devoluções. Isso já pode explicar, inclusive, o item 2, a queda das vendas.
A ferramenta GUT tem aplicabilidade quando o usuário dispõe de uma lista de atividades a realizar e essa lista é completa. Se o usuário não tiver uma visão ampla do que deve realizar ou dos problemas que deve enfrentar, esta ferramenta perde muito do seu potencial.
Ela deve ser usada, preferencialmente, para estabelecer prioridades de agenda respondendo a pergunta:
Por onde devo começar? Se não houver priorização adequada das atividades, as mesmas serão orientadas geralmente pela urgência dela e isso pode constituir uma grave falha de planejamento. Esta ferramenta possibilita que seu usuário forme uma visão ampla do que precisa realizar e orientar sua ação.
É difícil que uma pessoa faça tudo que quer fazer. Portanto, deve escolher aquilo que pode fazer. Um meio usado é o Método GUT. Se não aplicar o método GUT ou outro semelhante essa pessoa será conduzida e atrapalhada por muitos afazeres.
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